Dokumentacja pracownicza, związana ze stosunkiem pracy po 1 stycznia 2019, powinna być prowadzona dla każdego pracownika oddzielnie. W skład dokumentacji pracowniczej wchodzą:
- dokumenty związane z ewidencjonowaniem czasu pracy, ze szczególnym uwzględnieniem godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz uwzględnieniem wszystkich nieobecności, godzin nadliczbowych, godzin przepracowanych w porze nocnej, rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy;
- dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
- karty wynagrodzeń, ewentualny wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;
- karty ewidencji przydziału odzieży roboczej i obuwia roboczego;
- dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia, ekwiwalentu za pranie i konserwacje.
Jak długo przechowywać dokumentację pracowniczą po 01.01.2019?
Dokumentacja musi być przechowywana przez pracodawcę przez cały okres zatrudnienia, a także odpowiednio:
- 10 lat po jego zakończeniu dla stosunków pracy zawartych po 1 stycznia 2019 oraz stosunków pracy, za które został złożony raport informacyjny do ZUS;
- dla stosunków pracy zawartych przez 1 stycznia 2019 znajdują zastosowanie przepisy sprzed wejścia w życie ustawy tj. karty wynagrodzeń, listy płac należy przechowywać przez 50 lat po zakończonym stosunku pracy.
Akta osobowe
Akta osobowe pracowników składają się z 4 części i obejmują:
- część A dotyczącą danych osobowych zgromadzonych w związku z ubieganiem się o pracę, skierowania na badania i badania lekarskie umożliwiające podjęcie pracy;
- część B dotyczącą oświadczeń i dokumentów zgromadzonych w trakcie trwania stosunku pracy;
- część C dotyczącą oświadczeń i dokumentów związanych z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy;
- część D dotyczącą dokumentów związanych z ukaraniem pracownika, ponoszeniem odpowiedzialności porządkowej lub innych przewidujących zatarcie kary po upływie określonego czasu.
Dokumenty w części A, B, C przechowywane są chronologicznie. Dokumenty w części D przechowywane są tematycznie i część ta jest podzielona na poszczególne części dotyczące jednej kary. W związku z usunięciem z akt odpisu zawiadomienia o ukaraniu, usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą tej kary.
Ważne
Szczegóły na temat dokumentacji pracowniczej można znaleźć w Informacji, opublikowanej na stronie Państwowej Inspekcji Pracy wg stanu prawnego na styczeń 2019r.