Dla wszystkich Pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 nastąpiło skrócenie przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 lat do 10 lat. Dla Pracowników zatrudnionych między 31 grudnia 1998 a 1 stycznia 2019, dokumentacja przechowywana jest w zależności od decyzji pracodawcy 10 lub 50 lat. Jeśli pracodawca zamierza przechowywać ją 10 lat powinien złożyć do ZUS raporty informacyjne, dotyczące wszystkich osób zatrudnionych w tym okresie, które będą zawierać niezbędne informacje do ustalenia prawa do emerytury lub renty.
Jak liczyć okres przechowywania akt?
Okres 10-letni liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym złożono raport informacyjny. Dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 musi być przechowywana przez 50 lat. Wyjątkiem w skróceniu przechowywania dokumentacji są górnicy i zawody równorzędne. Płatnik składek może w dowolnym momencie złożyć oświadczenie do ZUS o zamiarze przekazania raportów informacyjnych w celu skrócenia przechowywania dokumentacji pracowniczej. Raporty te należy złożyć w terminie roku od złożenia oświadczenia. Za pracowników, z którymi umowa rozwiązuje się w ciągu tego roku, raporty składa się wraz z wyrejestrowaniem ich z ubezpieczeń. Po dokonaniu powyższych czynności płatnik składek powinien przekazać ubezpieczonemu:
• kopię raportu informacyjnego,
• informację o skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji,
• prawie do odbioru jej w ciągu 30 dni po upływie 10 lat przechowywania,
• prawie do uzyskania kopii dokumentacji i akt osobowych w dowolnym momencie.