Wydając świadectwo pracy pracownikom, z którymi nawiązano nowy stosunek pracy w roku 2019 lub późniejszym należy wraz ze świadectwem pracy wydać dodatkową informację do świadectwa pracy w postaci papierowej lub elektronicznej. Informacja ta powinna zawierać:
- okres przechowywania dokumentacji pracowniczej tj. 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy;
- możliwość odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej lub części tej dokumentacji dotyczącej stosunku pracy, który rozpoczął się w roku 2019 w terminie 30 dni od zakończenia terminu przechowywania dokumentacji;
- informację o zniszczeniu dokumentacji po upływie terminu wskazanego jako termin odbioru;
- informację o tym, że jeżeli nastąpi ponowne nawiązanie stosunku pracy to okres odbioru dokumentacji pracowniczej ulegnie zmianie i będzie liczony na nowo po 10 latach od zakończenia kolejnego stosunku pracy.
W terminie określonym na odbiór akt osobowych i dokumentacji pracowniczej pracodawca zobowiązany jest do wydania pracownikowi tej części jego akt i dokumentacji, która dotyczy stosunku pracy zawartego w roku 2019 i później lub też całości jego akt osobowych jeśli został za niego złożony raport informacyjny do ZUS o skróceniu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na jej odbiór.